社員の家族が亡くなったとき、会社の担当者はどのような手続きを行えばよいのでしょうか。社員から連絡があった際、大切な方を亡くした社員の精神的な負担に配慮しつつ、必要事項の確認などを速やかに行いたいものです。

本記事では、社員の家族が亡くなったときの対応、忌引き休暇、弔電を送る際の注意点などを解説します。記事の後半では、弔電の文例を紹介しておりますので、ぜひご活用ください。

■社員の家族が亡くなったら、会社は何を確認すべき？

社員の家族が亡くなった際、会社は葬儀に関する情報を聞き取り、弔電・供花の手配などを行う必要があります。社員から連絡を受けたら、会社の担当者は以下の内容を確認しましょう。



◇葬儀の内容
まずは、社員にお悔やみの言葉を伝えたうえで、以下の内容を確認します。



葬儀へ参列する、もしくは弔電を送る際に必要な情報を漏れなく確認しましょう。

◇弔電・供花などの受け取り可否
会社から弔電や供花などを送る場合、先にご遺族の意向を確認しておきましょう。特に家族葬のような規模の小さい葬儀の場合、ご遺族が弔電や供花、供物、香典などを辞退されていることも考えられます。

ただし、弔電のみ受け付けるといったケースもあるため、必ず詳細を確認してください。わからない場合は、葬儀社に問い合わせるのも一つの方法です。

◇参列の可否
家族葬の場合は、身内や親しい方のみで故人を見送ります。会社関係者など、一般参列を受け付けていない場合もあるため、参列の可否を必ず確認しておきましょう。

会社関係者の参列が可能な場合は、駐車場の有無についても確認が必要です。社員に確認できなかった場合は、葬儀社に直接尋ねましょう。

◇社内通知の可否
葬儀内容について情報を整理したら、社内への通知を行います。ただし訃報の内容を社内のどこまで伝えてよいのか、社員に確認したうえで通知を行ってください。

誰が亡くなったのか、お通夜、葬儀・告別式の日時、葬儀会場の場所、葬儀の形式、弔電・供物などの受け取り可否、参列の可否、駐車場の有無などを告知します。

会社から弔電や供花を手配する場合は、その旨も伝えておかなくてはなりません。また、香典を取りまとめるなら、誰に香典を渡したらよいのか、担当者名と期限も伝えましょう。

なお、社内に葬儀の情報をアナウンスする際には、混乱を避けるため、情報が出そろってからにするのが基本です。

■葬儀の際の忌引き休暇について

社員の家族が亡くなった場合、忌引き休暇を消化してもらう形となります。忌引き休暇の日数は会社ごとに異なるため、規程を確認のうえ社員に伝えましょう。日数の数え方についても、当日から数える場合と、翌日から数える場合があるため注意が必要です。

葬儀が遠方で行われる場合には、忌引き休暇の日数以上に休みが必要なケースもあるでしょう。したがって、有給休暇の取得についても併せて案内すると良いかもしれません。

大切な方を亡くした直後とはいえ、次にいつ出勤すべきなのか、本人としても気がかりなはずです。最長でいつまで休んでもよいのか、出勤日について具体的に知らせておくと、それに合わせてスケジュールを立ててもらえます。

■社員の家族の葬儀│弔電を送る際の注意点

社員の家族の葬儀に参列しない場合は、速やかに弔電を送りましょう。会社の代表者名で送るケース、部署単位で取りまとめて送るケースなど、形式はさまざまです。

会社の代表として注文する際は、社内規程を確認してから手続きを行いましょう。弔電の種類、予算、文面、差出人の名義などの規程がある場合は、それにしたがいます。

なお、電報の注文はインターネット、FAXから簡単に行えます。インターネットからの注文なら、24時間いつでも手続きができて大変便利です。

家族葬に弔電を送る際の注意点、送り方の基本を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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弔電の送り方を徹底解説！手配方法や文例、基本マナーを紹介します

■社員の家族が亡くなった際の弔電文例11選

弔電を手配する際は、以下の定型文をぜひご活用ください。会社から送る弔電には、簡潔な表現を選ぶのがよいでしょう。

○○様のご逝去を悼み 謹んでご冥福をお祈り申し上げます

○○様のご訃報に接し 心よりお悔やみ申し上げます

ご逝去を悼み 謹んでお悔やみ申し上げます

○○様のご逝去の報に接し 当社社員一同 謹んで哀悼の意を捧げます

○○様のご逝去の報を承り 心よりお悔やみ申し上げます

ご逝去の報に接し お悲しみをお察し申し上げますとともに 心からご冥福をお祈り致します

○○様のご逝去を悼み 謹んでお悔やみ申し上げますとともに 衷心より哀悼の意を捧げます

○○様の悲報に接し ご家族皆様方のお悲しみ ご落胆はいかばかりかと拝察致します
安らかな旅立ちでありますよう 心よりお祈り申し上げます

○○様の訃報に接し ご遺族の皆様のご心痛はいかばかりかとお察し致します
安らかにご永眠されますよう お祈り申し上げます

○○様のご逝去の報に接し 心より哀悼の意を表します
ご遺族の皆様に 心からお悔やみ申し上げます

○○様のご逝去の報に接し 謹んでお悔やみ申し上げます
ご家族様のお悲しみをお察し申し上げますとともに
安らかにご永眠されますよう 心からお祈り致します

社員の家族が亡くなった際、故人の信仰する宗教に合わせて、文面を用意する必要があります。仏式・神式・キリスト教式など、葬儀の形式を確認できなかったときは、宗教に関係なく使える表現を使うのがおすすめです。

例えば、「心から哀悼の意を表します」のような表現なら、故人の宗教が不明な場合でも使用できます。なお、「ご冥福をお祈り致します」という表現は、神式やキリスト教式、浄土真宗の葬儀では使用されません。

「ご冥福」の言い換え表現、神式・キリスト教式の弔電マナーなど、詳細を知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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その他の弔電文例はこちら

■社員の家族が亡くなったときは、葬儀の詳細をよく確認して

社員の家族が亡くなったときには、葬儀内容や弔電・供花の受け取り可否、参列の可否を確認したうえで、社内への通知を行います。忌引き休暇についての案内をしたあと、タイミングを見計らいつつ、次の出勤日についての話し合いもしておきましょう。

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